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Dott.ssa Chiara Rossi Urtoler

Nell’articolo precedente: “Perché si rimanda e perché è un problema” abbiamo visto cause e conseguenze della procrastinazione.
Come fare allora per non procrastinare e non sprecare il proprio tempo?
Utilizzare bene il tempo significa dosare le risorse fisiche e psichiche, funzionare in modo efficace e gestire meglio anche sé stessi.
Il tempo è infatti una riserva da cui si preleva senza mai versare: diminuisce continuamente senza che possiamo rinnovarlo o ricrearlo, quando è passato, è passato.
La buona gestione del tempo permette di operare in maniera efficace, portare a termine le proprie attività, tendere verso i propri scopi e proteggersi dall’esaurimento fisico e/o psichico tramite un mix di consapevolezza, motivazione, azione, atteggiamento positivo e propositivo e impiego di tecniche adeguate.

Di seguito, semplici e concrete strategie anti-procrastinazione: 
1. Basta pensare, agisci! 
Programmare per filo e per segno le tue attività può essere un’ottima idea, ma se continui a pianificarle senza mai iniziare, stai solo perdendo tempo ed energie. Se non riesci a smettere di pensare e pianifichi ogni dettaglio, in attesa che tutte le condizioni siano esattamente perfette, non ti sentirai mai pronto ad agire e rimarrai bloccato nella procrastinazione.

2. Non fare di un sassolino una montagna!
Pensare e ripensare preventivamente ad un’incombenza da svolgere, invece che affrontarla, non fa altro che ingigantirla e rendercela più difficile. Più pensi e non agisci, più l’impegno cresce fino a diventare insormontabile ai nostri occhi. Meglio fare una pianificazione snella ed essenziale, poi agire di conseguenza.

3. Fare le cose gradualmente 
Quando ci prefiggiamo un obiettivo da raggiungere, pensare alla mole di lavoro totale e a quanto c’è ancora da fare prima di raggiungere la meta, ci getta spesso nello sconforto e aumenta le difficoltà. Per evitare questa trappola è utile concentrarsi sul momento presente, sul qui e ora, sul primo gradino da fare. Una volta fatto il primo passo e che sarai riuscito a rompere gli indugi iniziali, tutto sarà in discesa invece che in salita. Un passo dopo l’altro, potrai arrivare in vetta senza sentire tutto il peso e la fatica del percorso.

4. Prima le cose difficili
Nello scegliere l’ordine delle cose da fare, è bene iniziare dalle attività più difficili, non solo è un’ottima tecnica di gestione del tempo, ma è anche un eccezionale strumento per combattere la procrastinazione. Affrontare le attività difficili per prime, eviterà che si ingigantiscano e poi, una volta che le avremo svolte, ci sentiremo meglio con noi stessi, più capaci, motivati per affrontare il resto della giornata.

5. Prendere una decisione
La procrastinazione nasce da un conflitto tra ciò che pensi di dovere fare e ciò che però non fai. Pensare approfonditamente e prendere tempo può anche aiutare alle volte, ma solo le azioni pratiche sono in grado di cambiare la situazione reale e potenzialmente anche di aumentare l’autostima. Ogni volta che agiamo concretamente, ogni volta che prendiamo una decisione, contemporaneamente mandiamo anche un feedback a noi stessi: “io sono una persona che agisce e posso ottenere anche dei risultati”.

6. Affrontare timori e paure
A chi non piacerebbe vivere in un mondo fantastico in cui i nostri desideri si realizzino senza sforzo o difficoltà? La realtà è più complessa: si deve l’iniziativa per fare in modo che quei sogni si realizzino. Inoltre, non affrontare un impegno per te importante per paura di fallire, di essere giudicati o abbandonati, può significare perdere un’occasione e vivere con il rimpianto aver perso l’attimo.

7. Attenzione alle distrazioni!
Se abbiamo distrazioni accanto a noi, aumenta il rischio di rimandare le cose da fare, o di spendere 5 minuti per fare ciò che ci va. Ma come ben sappiamo, poi i 5 minuti si trasformano in ore. Quindi, davanti ad un’attività impegnativa o non gradita, meglio stare fisicamente lontani dalle cose che ad esempio TV, cellulare, social network, consolle. Quando lavori al pc o studi, ad esempio, puoi utilizzare la tecnica del pomodoro (dalla forma del classico timer da cucina): ogni 30 minuti, regolati da un timer, ti puoi concedere 5 minuti di pausa e poi riprendere.

8. Segnare il tempo
Per renderci conto di quanto tempo perdiamo a causa delle distrazioni e di quanto ne utilizziamo per svolgere invece le attività, è prendere nota e registrare in una tabella il tempo che si dedica alle varie attività per un paio di giorni. Potrebbe essere una sorpresa vedere nero su bianco come utilizziamo il nostro tempo e ci darà indicazioni concrete per migliorare.

9. Pensare anche alle conseguenze positive, al lato buono della medaglia
A livello di motivazione, può essere utile concentrarsi sul possibile risultato che si pensa di ottenere portando a termine l’attività e nei tempi giusti. Meglio non focalizzarsi solo sugli aspetti negativi, come il disagio, la fatica e il tempo che si impiegherà.

10. Premiarsi sempre
Ogni qual volta facciamo qualcosa che non avevamo voglia di fare, è bene incentivarci e fornirci un rinforzo positivo. Va bene qualsiasi tipo di premio: la cosa importante è avere in mente che ci sarà un premio per lo sforzo (ma non in base al risultato). La saggezza popolare ce lo insegna: “Prima il dovere, poi il piacere”!

11. Meglio un uovo oggi che una gallina domani
Senz’altro è più conveniente fare le cose subito, senza aspettare l’ispirazione, l’umore giusto o l’intervento celeste, perché se non ci si toglie quell’incombenza poi ci si continua a pensare e questo momento disturba i momenti più belli. Quindi se si svolge il compito subito, poi ci si sente liberi di dedicarsi anche alle cose piacevoli o divertenti con animo sereno.

12. Progettare stabilendo le priorità
Possiamo imparare a progettare (dal latino pro=avanti; iacere=gettare: gettare avanti) il nostro tempo, attuando le azioni opportune per raggiungere uno o più obiettivi che abbiamo previsto. È fondamentale porci obiettivi che siano s.m.a.r.t., cioè: specifici; misurabili; accurati; realistici; tempificati.
Un aiuto in questo senso, è la Griglia della decisione di Dwight Eisenhower per decidere con rapidità quali sono i compiti prioritari.
I criteri di priorità sono stabiliti in base a urgenza e importanza, tali variabili, combinate tra loro, si inseriscono in una griglia con quattro quadranti:

nel primo quadrante vi sono i compiti urgenti e importanti (1), quelli che puoi fare solo tu; compiti non urgenti ma importanti (2), che puoi portare a termine successivamente; compiti urgenti ma non importanti (3) che puoi svolgere subito se brevi o delegare ad altri quando possibile; compiti non importanti e non urgenti (4), che puoi tranquillamente cestinare o rimandare a momenti migliori.

 

 

Per i procrastinatori perfezionisti (vedi l’articolo sui tipi di procrastinatori) ecco qualche pratico consiglio in più:

  • tenere presente che il desiderio di fare bene e migliorare non va combattuto, ma è ben diverso dall’aspirazione ad essere perfetti al 100%;
  • fare spazio all’idea di “abbastanza bene” e “piuttosto di niente, è meglio piuttosto” per contrastare la procrastinazione dovuta all’idea “o perfetto o niente”;
  • coltivare un atteggiamento mentale orientato ad imparare piuttosto che al risultato, in quanto gli eventuali sbagli o errori ci insegnano come fare meglio la prossima volta;
  • esercitarsi a essere meno critici verso se stessi e gli altri sottolineando anche le cose che funzionano e che vanno bene;
  • allenare la propria consapevolezza nel qui e ora: prendere nota del proprio scopo o obiettivo poi dimenticarlo e godersi il viaggio per arrivare alla meta;
  • chiedersi più spesso “quanto sarà realmente importante questo tra un anno o più?” aiuterà a inquadrare le situazioni in una prospettiva più ampia per rendersi conto di ciò che importante e cosa non lo è.

Se questi suggerimenti non fossero sufficienti perché la tendenza a procrastinare è tale da non permettervi di iniziare a metterli in pratica, forse potrebbe essere utile una consulenza a riguardo, per aiutarvi ad individuare i ciò che vi ostacola e le strategie più adatte per farvi fronte.
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